Popis osnovnih sredstava i sitnog inventara je zakonska obaveza svih pravnih lica i preduzetnika u Republici Srbiji. Sprovodi se najmanje jednom godišnje, sa stanjem na dan 31. decembra, i mora da obezbedi tačnu, potpunu i proverljivu evidenciju imovine. Ovaj vodič objašnjava ko, kada i kako sprovodi popis i kako fizičko obeležavanje imovine zadovoljava zahtev za jasnu identifikaciju.
Zakonski okvir
Popis osnovnih sredstava u Srbiji uređuju pre svega:
- Zakon o računovodstvu ("Sl. glasnik RS") — propisuje obavezu popisa imovine i obaveza i usklađivanje knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem.
- Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza — definiše komisiju za popis, popisne liste, rokove i dokumentaciju.
- MRS 16 / MSFI za MSP — računovodstveni standardi koji uređuju priznavanje, vrednovanje i prikazivanje osnovnih sredstava.
Cilj popisa je da knjigovodstveno stanje odgovara stvarnom — uključujući stanje, lokaciju i odgovorno lice za svako sredstvo.
Ko i kada vrši popis
Popis sprovodi komisija za popis, koju imenuje rukovodilac pravnog lica. Komisija mora da bude nezavisna u odnosu na lica zadužena za imovinu koja se popisuje.
- Redovan godišnji popis — sa stanjem na 31. decembar.
- Vanredni popis — pri primopredaji dužnosti, statusnoj promeni, šteti.
- Kontrolni popis — po nalogu rukovodioca tokom godine.
Koraci popisa korak po korak
- Odluka o popisu — rukovodilac donosi odluku, imenuje predsednika i članove komisije i definiše rokove.
- Priprema popisnih listi — iz knjigovodstva se izvlači stanje osnovnih sredstava po lokacijama i odgovornim licima.
- Fizički popis — komisija obilazi prostorije i upisuje zatečeno stanje. Skeniranjem bar koda ili QR koda popis je značajno brži i bez grešaka prepisivanja.
- Upoređivanje sa knjigovodstvom — utvrđuju se viškovi i manjkovi, oštećenja, sredstva van upotrebe.
- Izveštaj komisije — sa obrazloženjem razlika i predlogom za knjiženje, otpis ili rashodovanje.
- Odluka rukovodioca — usvajanje izveštaja i nalog računovodstvu za knjiženje rezultata popisa.
Zahtev za jasnu identifikaciju imovine
Da bi popis bio verodostojan, svako osnovno sredstvo mora biti jednoznačno identifikovano — inventarskim brojem koji ga povezuje sa knjigovodstvenom karticom. U praksi to znači da na svakom komadu opreme mora postojati fizička oznaka koja se ne menja, ne briše i ne otpada.
Ručno upisani brojevi marker olovkom nisu prihvatljivi — bledi vremenom, nečitki su i ne mogu se skenirati. Standard koji prolazi reviziju je inventarska nalepnica ili metalik pločica sa štampanim inventarskim brojem i bar kodom ili QR kodom.
Ček-lista za uskladu sa pravilnikom
- Doneta pisana odluka o popisu i imenovana komisija
- Pripremljene popisne liste sa inventarskim brojevima i lokacijama
- Svako sredstvo ima trajnu nalepnicu ili pločicu sa inventarskim brojem
- Bar kod ili QR kod povezan sa karticom osnovnog sredstva
- Definisano odgovorno lice za svaku lokaciju i kategoriju opreme
- Evidentirana sredstva van upotrebe, oštećena i rashodovana
- Izveštaj komisije usvojen i rezultati proknjiženi do roka za predaju finansijskih izveštaja
Kako bar kod i QR kod ubrzavaju popis
Skener bar koda ili mobilna aplikacija koja čita QR sa nalepnice odmah dohvataju karticu sredstva. Komisija ne prepisuje brojeve, ne meša slične oznake i ne gubi vreme na traženje u listama.
- Brzina: popis prosečne kancelarije od 200 sredstava ide za nekoliko sati umesto nekoliko dana.
- Tačnost: nema greške prepisivanja — skenirani broj uvek odgovara nalepnici.
- Trag: svaki skenirani komad se beleži sa vremenom i lokacijom — revizorima je vidljiv tok popisa.
- Trajnost: PVC nalepnice sa zaštitnom laminacijom i metalik pločice ostaju čitljive godinama — ne mora da se ponavlja označavanje.
Šta naručiti za popis
- Inventarske PVC nalepnice sa bar kodom i serijskim brojem — za nameštaj, računarsku opremu i sitan inventar.
- Metalik pločice sa laserskom gravurom — za mašine, alate i opremu u proizvodnji.
- Softver za evidenciju osnovnih sredstava i serijsku izradu inventarskih oznaka.
Rokovi i sankcije
Popis mora biti završen i izveštaj komisije usvojen pre predaje godišnjih finansijskih izveštaja. Nesprovođenje popisa ili neusklađenost knjigovodstvenog i stvarnog stanja je prekršaj po Zakonu o računovodstvu i podleže novčanim kaznama za pravno lice i odgovorno lice.
Pomoć oko obeležavanja imovine
Pravimo inventarske nalepnice i metalik pločice po meri — sa vašim inventarskim brojevima, bar kodom i logoom. Mali tiraži, brza izrada i dostava kurirom u celoj Srbiji.